Work-Life-Balance und betriebliche Flexibilität durch Vertrauensarbeitszeit
bei der INOSOFT AG in Marburg

Das Unternehmen

Die INOSOFT AG erarbeitet und betreut individuelle IT- und Software-Lösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen.

Das Unternehmen hat sich 2009 erfolgreich einer Re-Auditierung des Audits Beruf & Familie® der Gemeinnützigen Hertie-Stiftung unterzogen und damit bewiesen, dass es familienfreundliche Maßnahmen konsequent weiterentwickelt und pflegt.

Ein wichtiges Element dieser mitarbeiterorientierten Personalpolitik sind die flexible Arbeitszeitgestaltung und die Vertrauensarbeitszeit. Es werden verschiedene Beschäftigungsmodelle angeboten: Vollzeit, Teilzeit oder Jobsharing sind möglich. Auch flexible Teleheimarbeit kann realisiert werden.

Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit bei INOSOFT

Die wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeit-Arbeitskraft beträgt 40 Stunden. Die Entwickler und Berater arbeiten meist gleichzeitig in verschiedenen Vorhaben und Projektteams. Es gibt keine Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit. Die betrieblichen Regelungen zur Organisation und Dokumentation der Arbeitszeit sind jedoch im Handbuch Qualitätsmanagement beschrieben.

Aufzeichnung der Arbeitszeit: Bei INOSOFT hat man ein Verfahren gewählt, das die gesetzliche Aufzeichnungspflicht mit den Anforderungen des Projektmanagements verbindet. Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten und Pausen täglich in die im zentralen EDV-System verankerte Zeiterfassungstabelle ein. Diese Liste ist zudem differenziert nach Vorhaben und ermöglicht damit den Mitarbeitern und Führungskräften, den Personaleinsatz in den Projekten zu überprüfen. Die Dokumentation der Arbeitszeit wird von der Personalleitung stichprobenartig überprüft, auch um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicher zu stellen.

Führung und Steuerung: INOSOFT führt die Beschäftigten nicht mit individuellen Ziel- oder Leistungsvereinbarungen, wie dies andere Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit oft praktizieren. Da in der Regel in Projekten gearbeitet wird, die mit Projektplanungsinstrumenten gesteuert werden, hält die Geschäftsführung individuelle Zielvereinbarungen für überflüssig und auch für zu aufwändig. Der jeweilige Projektleiter müsse, so Karin Batz, den Projekterfolg und den Aufwand regelmäßig prüfen und sehe daher schnell, ob ein Projekt in Schieflage gerät.

Arbeitszeitkonten: In etlichen Unternehmen trägt der Arbeitnehmer das Risiko von Mehrarbeit, wenn eine Kontrolle der Arbeitszeiten fehlt. Eine solche Regelung würde dem mitarbeiterorientierten Ansatz von Vertrauensarbeitszeit bei INOSOFT widersprechen.

INOSOFT führt daher Arbeitszeitkonten mit einem Ampelsystem. Ein Plus bis 49 Stunden ist ohne Absprachen möglich, ab 50 Plus-Stunden sollte in einem Gespräch mit dem Vorgesetzten geklärt werden, warum so viele Stunden aufgebaut wurden und wie diese wieder reduziert werden können. Der Ausgleich von Plusstunden kann durch Freizeitausgleich oder durch Auszahlung erfolgen. Für das Unternehmen ist der Weg der Auszahlung der unkomplizierteste, propagiert und bevorzugt wird allerdings aus Fürsorge der Freizeitausgleich. Falls ein Beschäftigter zusätzliche Plusstunden für einen längeren Urlaub oder Ähnliches ansparen möchte, ist dies nach Absprache möglich.

Vertrauensarbeitszeit – wie ist dabei Teamarbeit und Kommunikation möglich?

Wie jedes Arbeitszeitmodell muss auch Vertrauensarbeitszeit in die betriebliche Arbeitsorganisation „eingepasst“ werden. Denn auch Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit  nehmen in der Regel an betrieblichen Ablauf- und Kommunikationsprozessen teil. Wie diese Einbindung realisiert werden kann, muss vor der Einführung der Vertrauensarbeitszeit sorgfältig überlegt werden.

Bei den meisten Beschäftigten von INOSOFT bildeten sich bislang relativ stabile Gewohnheiten bei Arbeits- und Anwesenheitszeiten aus. Viele arbeiten lieber im Unternehmen als zuhause und schätzen die äußeren regulierenden Bedingungen, die das Unternehmen bietet: beispielsweise gemeinsame Pausenzeiten, Kontakte mit Kollegen, eine störungsfreie Arbeitsatmosphäre, keine persönlichen Ablenkungen.

Teleheimarbeit wird mit den Führungskräften und dem Team abgesprochen, auch die individuellen Anwesenheitskorridore im Unternehmen und die Erreichbarkeit für Kunden und Kollegen werden untereinander abgestimmt. Das Sekretariat der Geschäftsführung muss von 8:00 bis 17:00 Uhr besetzt sein; zudem gibt es Wochenplanungen, Termine beim Kunden, Workshops und Arbeitsgespräche für alle Mitarbeitergruppen. Die individuelle Arbeitszeit muss an diese verpflichtenden Termine angepasst werden und kann im Rahmen der vorgegebenen Bedingungen und in Absprache mit den Kollegen disponiert werden.

Fazit

Das Beispiel INOSOFT macht deutlich, dass flexible Arbeitszeitregelungen wie die Vertrauensarbeitszeit gleichermaßen vorteilhaft für Unternehmen und Beschäftigte sein können. Die INOSOFT AG ist ein überschaubares mittelständisches Unternehmen, in dem die Führungskräfte jeden Mitarbeiter persönlich kennen und dessen Kompetenzen einschätzen können. Formalisierte Führungsinstrumente werden hier nicht benötigt.

Bemerkenswert ist bei INOSOFT die Verbindung von Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeitkonten. Diese Kombination reduziert einige Risiken der Vertrauensarbeitszeit, beispielsweise unbezahlte Mehrarbeit der Beschäftigten. Größere und komplexere Organisationen koppeln Vertrauensarbeitszeit meist mit individuellen Ziel- oder Ergebnisvereinbarungen, deren Einhaltung von den Führungskräften überprüft werden muss und die bei den Beschäftigten nicht immer auf Zustimmung stoßen.

Weitere Informationen zur INSOFT AG und der Gestaltung der Arbeitszeit finden Sie in folgender pdf-Datei: zum Praxisbeispiel INOSOFT